工资支付表、工资清单的法律要求及风险提示(深圳地区)

黄维升律师
7月前   北京市盈科(深圳)律师事务所专职律师
引言:根据法律规定,用人单位向劳动者支付工资时,应当制作“工资支付表”和“工资清单”(工资条),但实践中很多用人单位为了省事把两者都忽略了。如有些单位认为有“银行流水”即可,还有些单位认为通过电子邮件发送电子版即可,也没有安排员工签字。这样操作,会给用人单位带来什么法律风险?
工资支付表和工资清单,法律上都是有明确要求的,主要规定在各地的工资支付条例之中。由于各地规定存在差异,本文主要介绍深圳地区的规定。
一、工资支付表的法律要求
关于工资支付表,《深圳市员工工资支付条例》作出了以下规定:
1.用人单位支付工资,应当制作工资支付表,
2.工资支付表,应当包括以下内容:
(1)单位名称;
(2)工资计发时段;(即,工资支付周期)
(3)发放时间;
(4)员工姓名;
(5)正常工作时间;
(6)加班时间;
(7)正常工作时间工资;(即,我们常说的“基本工资”、“标准工资”)
(8)加班工资;
(9)扣除的项目、金额;
(10)工资账号。
3.工资支付表,应当至少保存2年以上。
二、工资清单的法律要求
关于工资清单(即俗称的“工资条”),《深圳市员工工资支付条例》作出了以下规定:
1.用人单位支付员工工资时应当向员工提供一份本人的工资清单,并由员工签收。
注:采取“纸质签收”的签收方式,即打印出来由员工定期签字。纸质签收的做法看似麻烦,但在发生纠纷时相对容易举证。不大建议采取“电子邮件、微信、短信”等电子签收方式,一是不容易保存,二是举证比较困难。(电子邮件不是实名制的;微信、短信虽是实名制,但使用者可以随时自行变更绑定的实名制信息,调查取证及举证时有时会遇到麻烦)
2.工资清单的内容应当与工资支付表一致。
3.员工对工资清单表示异议的,用人单位应当予以答复。
三、忽略工资支付表、工资清单的法律风险
对用人单位而言,如果没有工资支付表、工资清单,可能有以下风险:
第一、被行政处罚的风险。
用人单位没有工资支付表、工资清单的,劳动部门可以责令改正,并且做出相应的处罚。
第二、劳动纠纷中败诉的风险
用人单位没有工资支付表、工资清单的,在仲裁和诉讼中,可能难以证明向劳动者支付工资的情况,导致裁判机关作出对不利的裁判结果。
常见的如“加班费纠纷”,由于“没有工资清单”,或“工资清单上没体现加班费”,或“工资清单上体现了加班费但却没有劳动者签字”,等原因,用人单位有可能会被仲裁委(或法院)认定没有支付加班费,导致用人单位被裁决(或判决)要支付加班费。
第三、工资认定金额的风险(注:湖南省地区)
在部分地区,用人单位没有工资支付表、工资清单的,劳动者投诉时,劳动部门甚至可以按劳动者投诉的金额认定劳动者的工资。
如,湖南地区在《湖南省工资支付监督管理办法》第三十条规定,劳动者投诉用人单位侵害劳动报酬权益的,用人单位要在规定的时间内提供“工资支付的凭证”,逾期提供或者拒绝提供的,劳动部门可以按照劳动者投诉的金额直接认定。
其实,在非湖南地区,一旦双方发生劳动争议纠纷,而用人单位又拿不出工资支付表、工资清单等工资凭证,劳动者主张自己从用人单位处获得的款项全部是工资,并且能够提供一定证据的,也是有可能得到法院支持的——此时,用人单位就很冤了。
因此,为了避免法律纠纷,用人单位在支付工资时,还是要严格依照法律规定,制作规范的工资支付表及工资清单,并定期安排员工签收。
法律规定:
《深圳市员工工资支付条例》(2019年修正)
第十五条用人单位支付工资应当制作工资支付表。
工资支付表应当有支付单位名称、工资计发时段、发放时间、员工姓名、正常工作时间、加班时间、正常工作时间工资、加班工资等应发项目以及扣除的项目、金额及其工资账号等记录。
工资支付表至少应当保存两年。
用人单位支付员工工资时应当向员工提供一份本人的工资清单,并由员工签收。工资清单的内容应当与工资支付表一致,员工对工资清单表示异议的,用人单位应当予以答复。
《湖南省工资支付监督管理办法》
第三十条劳动保障行政部门在查处投诉举报用人单位侵害劳动者合法劳动报酬权益的案件时,用人单位应当在规定的期限内提供有关工资支付的凭证。逾期不能提供或者拒绝提供的,劳动保障行政部门可以按照劳动者投诉的工资金额直接进行认定。
作者简介:
黄维升律师,深圳执业律师。
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